La Firma ASESORES JURÍDICOS Y CONSULTORES EMPRESARIALES S.A.S. (Identificada en adelante por su marca QUINTERO NAVAS ABOGADOS), ubicada en la Carrera 11 # 86 – 32 Oficinas 304 y 401, Bogotá D.C., cuyo objeto principal es la prestación de servicios de asesoría jurídica, ha elaborado la presente política en cumplimiento de lo señalado por la Ley 1581 de 2012 y normas adicionales, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido.

CAPÍTULO I

DEFINICIONES

• Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

CAPÍTULO II

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

La Firma QUINTERO NAVAS ABOGADOS utilizará los datos personales provenientes de empleados, clientes, proveedores, y terceros para las siguientes finalidades:

• Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.

• Evaluar candidatos a ser vinculados como empleados de la Firma, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.

• Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus empleados.

• Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.

• Para el desarrollo de la celebración de contratos de prestación de servicios, en los que exista Tratamiento de información personal.

• Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

CAPÍTULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a QUINTERO NAVAS ABOGADOS

Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a QUINTERO NAVAS ABOGADOS salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.

• Ser informado por QUINTERO NAVAS ABOGADOS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante QUINTERO NAVAS ABOGADOS, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. O cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CAPÍTULO IV

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de la Información puede ejercitar su derecho a conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, de manera gratuita, al menos una vez cada mes calendario, y cuando se trate de reclamos siempre que haya un motivo para ello, mediante carta acompañada de copia del documento de identidad.

En consecuencia los canales establecidos por QUINTERO NAVAS ABOGADOS. para el ejercicio de sus derechos como Titular serán la dirección física: Carrera 11 #86-32 Oficina 304 o 401, Bogotá D.C.

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

• CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO VI

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

La Firma QUINTERO NAVAS ABOGADOS procurará que exista plena armonía entre el presente documento y las políticas desarrolladas por los Responsables del Tratamiento que le confíen algún encargo relacionado con información personal. Para ello se compromete a: (i) tratar los datos personales comunicados de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, con las leyes aplicables, y conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; y, (ii) salvaguardar la seguridad y guardar la confidencialidad de la información de carácter personal transmitida a la Compañía.

CAPÍTULO VII

MEDIDAS DE SEGURIDAD

La Firma QUINTERO NAVAS ABOGADOS, maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO VIII

MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cualquier cambio sustancial en los términos de la política en protección de datos personales será informado a través de la página web de QUINTERO NAVAS ABOGADOS, o mediante una comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección registrada por éstos.

CAPÍTULO IX

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Información de QUINTERO NAVAS ABOGADOS se encuentra vigente desde el mes de diciembre de 2021.

La Firma QUINTERO NAVAS ABOGADOS conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos por el Responsable del Tratamiento, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el Responsable del Tratamiento cuando corresponda.